第24回 メールアドレスを公開せずに問い合わせを受け取る

メールアドレスは公開しないで！

今回は「お問い合わせ」のページがテーマです。ホームページの読者が教会にお問い合わせできるページです。

メールアドレスを掲載すればいいのでは。と思いますよね。でも、図１のように、直接ホームページ上でお問い合わせを入力できるフォームを用意して頂くことをおすすめします。メールアドレスは原則非公開にしてください。

メールアドレスを一度公開してしまうと、スパムメールといって勝手に宣伝メールが送られてくることが増えるからです。１日２通とか３通どころか、１日１００通以上送られてくるようになることもあります。そうなると本当に大事なメールを見失ったり、ウィルスに感染する確率も高くなります。ホームページに入力フォームを設置することで、メールアドレスを公開すること無く、お客様の問い合わせを受け付けることができます。

利用者にとっても、メールアドレスが記載してあるだけのところには問い合わせすることに対する心理的障壁が少し高くなるものです。ホームページ上ですぐ問い合わせできる仕組みがあったほうが便利です。

入力してもらう情報は最小限

お問い合わせフォームでは、お名前やメールアドレスなど、いろいろな情報を入力をしてもらうことができます。だからといって性別や年齢など、特に業務上必要のない個人情報まで入力して頂くことは控えましょう。個人情報を取得することは今の時代はリスクです。個人情報の流出事故は他人ごとではありません。個人情報が入ったノートパソコンを外に持ち出して紛失するケースは大変多いです。保存する情報は必要最低限にしましょう。また、入力する項目の数が多いほど、利用者は入力をためらってしまいます。

たとえば「年齢」を項目として加える場合、その情報がどういう目的で必要なのかを明記してください。
「プライバシーポリシー」といって、個人情報をどのように扱うかを定義したページを用意している企業や団体のサイトは多いですが、お問い合わせ程度のものであれば、そこまでする必要はありません。ただし、入力させる項目が多岐にわたる場合はそのようなページが必要です。「プライバシーポリシー 文例」で検索して頂くと、参考になる文章がみつかります。

基本的には、お問い合わせの項目は「名前」「メールアドレス」「お問い合せ内容」の３つだけで十分です。お電話で返答が欲しいという方も見えますので、「電話番号」を加えてもいいかもしれません。

お問い合わせフォームだけ置くのはNG

さて、いろいろなホームページのお問い合わせページを見ていると、なんの説明もなく、お問い合わせフォームだけが、ぽつんとおいてあるページがあります。このような状態で問い合わせがくることはほとんどありません。お問い合わせフォームの前に必ず説明文を入れましょう。

「◯◯キリスト教会へご興味をもっていただき、ありがとうございます。教会への質問や来られる前に不安のある方は、お気軽に下記のフォームよりお問い合わせください。なお、返信は極力翌日までにさし上げておりますが、場合によっては２〜３日要する場合もございます。お急ぎの方はお電話（ｘｘｘ―ｘｘｘ―ｘｘｘｘ）でお願いします。」

とっても丁寧な印象を受けますね。教会のホームページはこれぐらいであってほしいと思います。

「うちの教会のホームページはさっぱり反応がない。デザインが悪いんだろうか。」とお悩みのみなさん。まずはこういうところを直してみてください。ホームページでもおもてなしの心を存分に出して、安心感を与えてあげてください。